Usuaria:Mandarinojos/Taller

Gestión Documental Electrónica

GDE es la sigla que proviene del término Gestión Documental Electrónica (en inglés Electronic Document Management) y se refiere a:

• Un modelo de gestión documental que marca un hito dentro de la e-administración, e-gobierno o gobierno electrónico ya que refleja una concepción de administración orientada a satisfacer las necesidades de la administración pública y de los ciudadanos con el apoyo de las TIC. Además de despapelizar, implica acelerar procesos, disminuir costos, mejorar la calidad de los servicios, aumentar la eficiencia y la transparencia ​.

• Un software de gestión documental conformado por una red de módulos integrados que se encuentran al alcance de todos los usuarios y con un sistema de firma digital que permite el procesamiento completo de todos los trámites en forma electrónica. Incluye la gestión de todos los registros, las comunicaciones internas y externas, más un conjunto de herramientas como servicios API y diseño de formularios activos del tipo SDK.

GDE como modelo de gestión

La Gestión Documental Electrónica es una forma de abordar la administración pública utilizando el apoyo de las TIC, con el objetivo de mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos y organizaciones, mejorar y simplificar los procesos de soporte institucional y facilitar la creación de canales que permitan aumentar la transparencia y la participación ciudadana.

Características de GDE

El sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) es una plataforma que sirve para gestionar los trámites de la administración pública. Permite integrar la caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional de la República Argentina (RA)​, la Ciudad de Buenos Aires de la RA ​, la Provincia de Buenos Aires de la RA, la Provincia de Mendoza de la RA, la Provincia de Santa Fe de la RA, entre otros .

Uno de los aspectos que hace único el desarrollo llevado adelante en GDE es que plantea enfocarse en la generación y gestión de documentos en forma independiente de las reglas de “negocio” del contenedor electrónico que los agrupa.

La innovación del enfoque en documentos, en un lugar de un enfoque en expedientes u otros contenedores de documentos, y su estructura modular, permiten una puesta en marcha de los sistemas en forma extremadamente rápida, y a la vez ir incorporando gradualmente distintos trámites, a través de la implementación de expediente electrónico y de módulos para soluciones específicas.

A diferencia del modelo con base en el trámite, este enfoque del expediente electrónico desde la óptica del documento da existencia a cada documento por si mismo (identificación, numeración), y por ende permite vincularlo con un conjunto de otros documentos y conformar un expediente u otros contenedores como carpetas, legajos y registros. Así es que se construyeron dos flujos de trabajo o tramitadores, uno para la creación de documentos y otro para vincularlos y tramitarlos como un expediente u otro contenedor, basado en un modelo abierto que permite gran flexibilidad.

Para aplicar el modelo de Gestión Documental Electrónica, solo se requirió un estudio de los atributos generales de los documentos generados por la administración pública para encontrar los denominadores comunes, que permiten confeccionar y protocolizar siguiendo las reglas del derecho administrativo de cualquier tipo de documento a ser usado en el Estado. Los documentos luego se pueden agrupar en expedientes u otros contenedores, que a su vez tienen incluidas sus propias reglas de derecho administrativo pero en cuanto a su forma genérica de tramitación. De este modo, GDE no pone como condición inicial la redefinición de los procesos y permite definir una amplia variedad de trámites, permitiendo dejar para una segunda etapa el rediseño de los circuitos administrativos, pero logrando todas las ventajas de la despapelización en un corto plazo.

La implementación del sistema GDE impacta en:

• La administración pública de la República Argentina (específicamente en el Sector Público Nacional ​ ​ ​ , la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la Provincia de Buenos Aires, la Provincia de Mendoza, la Provincia de Santa Fe y algunas administraciones municipales ​ ): utilizar GDE en el Estado implica la creación de una nueva forma de trabajo, se simplifican y automatizan muchos procesos y se opera en forma totalmente digital. GDE es el símbolo de un nuevo paradigma que convierte un gobierno burocrático en un gobierno electrónico.

• Ciudadanía: la Gestión Documental Electrónica aumenta la transparencia y la participación ciudadana. La relación entre el ciudadano y el Estado es más directa, ágil e interactiva. Menos papeles se traducen en un mayor acceso a la información pública. GDE es el símbolo de un nuevo paradigma que mejora la vida cotidiana de las personas ​.

Módulos principales

El Sistema de Gestión Documental Electrónica está compuesto por una serie de módulos que operan a través de la interacción con los demás, respondiendo a necesidades específicas de los flujos de trabajo.

La arquitectura modular de GDE permite que cada módulo pueda desarrollar transacciones por si mismo y, a la vez, ofrece servicios que permiten la integración con otros sistemas.

Captura de pantalla del módulo Escritorio Único del Sistema de Gestión Documental Electrónico.

Los módulos principales son:

• Escritorio único (EU): es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el sistema. Comunicaciones oficiales (CCOO): es el módulo que permite la generación, registro y archivo de documentos comunicables.

• Generador electrónico de documentos oficiales (GEDO): es el módulo que permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales electrónicos.

• Expediente electrónico (EE): es el módulo que se utiliza para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos.

• Registro/Legajo multipropósito (RLM): es el módulo que permite cargar y actualizar los registros administrados por diferentes organismos públicos que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, con el objetivo de identificarlos y habilitarlos para realizar ciertas actividades.

• Porta firma (PF): es el módulo que permite administrar la firma de los documentos electrónicos. El módulo PF brinda la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo y de filtrar por lotes los documentos a firmar. Funciona como una bandeja de firmas virtual. Sistema integrado de archivo (ARCH): permite el empaquetado y la administración del archivo final de los expedientes electrónicos.

• Locación de obras y servicios (LOyS): permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios.

• Legajo único electrónico (LUE): permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en la administración pública.

• Gestor único de proveedores (GUP): permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del Estado. Es el módulo asociado al sistema de Compras y Contrataciones (e-Procurement).

• Registro integral de destinatarios (RID): permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas, independientemente de su fuente de financiamiento.

• Gestor de asistencias y transferencias (GAT): tramitación y pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones, y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas, independientemente de su fuente de financiamiento.

• Trámites a distancia (TAD): es la mesa de entrada electrónica que permite a los ciudadanos realizar trámites ante la administración pública nacional durante las 24 hs. del día desde cualquier computadora y/o Smartphone sin tener que acudir a una oficina pública. Posee una sede electrónica en la cual el ciudadano es notificado, puede tomar vista, subsanar documentación, incluir documentos al trámite, designar apoderados e intervinientes por trámite, contar con toda la historia de sus trámites y de todos los documentos gestionados, y acceder a todos los registros en los que fue dado de alta ​.

• Formularios Controlados (Dynform): permite crear y digitalizar todos los formularios existentes en la actualidad en soporte papel, controlando la operación documental, capturando los datos de estos formularios generando una base de datos, para permitir su procesamiento para la toma de decisiones y la interacción con otros sistemas. Se utilizan para controlar y guiar la generación de documentos en Trámites a Distancia (TAD), en Registro Legajo Multipropósito (RLM) y en la carátula de los Expedientes, y también permite capturar datos de los documentos incorporados a partir de una imagen.

• Generador de Workflows (Workflow Designer): permite diseñar flujos de trabajo abiertos o predefinidos cuyos procesos se pueden estandarizar, auditar y mejorar en búsqueda de mayor eficacia y eficiencia, y aprovechando las ventajas de la nueva lógica que impone GDE.

• RIC interno: registra las interacciones entre el Estado y el ciudadano. La administración pública puede consultar toda la información disponible respecto al ciudadano según los datos que contienen los diferentes módulos de GDE.

• RIC externo: es el registro de las interacciones entre el ciudadano y el Estado. El ciudadano puede visualizar a través de TAD el historial de toda su interrelación con la administración pública.

• NIC Argentina (NIC - Network Information Center Argentina): administra el Registro de nombres de dominio y asegura el funcionamiento del DNS (Sistema de Nombres de Dominio) para el ccTLD ‘.ar’, las 24 hs. los 365 días del año.

• Registro Civil Electrónico (RCE): permite la generación, tramitación, administración y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por un Registro Civil (nacimientos, matrimonios, defunciones) de acuerdo a la legislación argentina en la materia.

• Registro Público de Comercio (RPC) (IGJ): permite la generación, tramitación, administración y guarda de todos los trámites y documentos electrónicos respaldatorios de todas las diligencias de inscripción de sociedades ante la Inspección General de Justicia (IGJ) de acuerdo a la legislación argentina en la materia.

• Registro Público de Inmuebles (RPI): permite la generación, tramitación, administración y guarda de todos los trámites y documentos electrónicos respaldatorios de todos los trámites de inscripción dominios de titularidad de los inmuebles ante el RPI de acuerdo a la legislación argentina en la materia.

• Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO): permite el guardado y consulta de todos los documentos brindando interoperabilidad entre todas las aplicaciones del Gobierno, pues todos los documentos tienen el mismo formato y residen en un solo repositorio.

Objetivos de la implementación de GDE

La implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica tiene por objetivo central el abandono total de la tramitación en formato papel. Se propone los siguientes objetivos, hacia el interior de la organización y en relación con los ciudadanos​:

• Busca la ampliación del conocimiento que el Gobierno tiene las necesidades de los ciudadanos para adaptar los servicios que presta y, a su vez, promueve la participación de los ciudadanos en la gestión de sus ciudades, municipalidades, provincias o países.

• Incorpora a la administración las nuevas tecnologías en el desarrollo de su actividad, y de esta forma no solo el gobierno moderniza su modelo de gestión administrativa sino que se promueve la innovación en la forma de servicio hacia el ciudadano.

• Simplifica los procedimientos a través de operaciones rápidas y sin tiempos muertos. Se necesitan menos pasos para completar los trámites y se pueden realizar desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin extensas demoras.

• El gobierno desarrolla su actividad con mayor eficacia y logra alcanzar los objetivos establecidos.

• La administración alcanza sus objetivos con mayor eficiencia y al menor costo posible, ya que se eliminan duplicaciones, se comparten recursos y se reducen necesidades de transporte, almacenamiento y gestión de papeles.

• El Estado deja de ser una burocracia pesada que exige a los ciudadanos destinar tiempo y desplazarse, para ser una organización de servicios orientada a resultados.

• La automatización de procesos, datos fiables, estadísticas de gestión, la trazabilidad de las operaciones, entre otras características del gobierno electrónico, facilitan la transparencia entre la administración pública y el ciudadano.

• La descentralización de las operaciones del Gobierno con control de gestión y auditoría, que se realizan a distancia y en tiempo real.

• Las nuevas tecnologías simplifican el acceso a los servicios públicos a quienes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes. Se da así un paso para facilitar, en igualdad de condiciones, la integración de estas personas en la vida pública, social, laboral y cultural.

Historia

A nivel global existen experiencias de gestión documental electrónica en varios países como Estados Unidos, Canadá, España, Inglaterra, Francia, Estonia e Italia.

En la Argentina el desarrollo era escaso y enfocado a trámites en particular, no era una gestión documental electrónica completa. Solo había habido avances en las herramientas destinadas al ciudadano: las páginas web que brindaban información y permitían realizar solo una parte del trámite (reserva, denuncia o acceso a formularios).

En 2007 comenzó el proceso de modernización de la administración pública en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (RA). Se realizó un diagnóstico integral del caso. Se realizaron visitas exploratorias a España, en particular a Madrid, Barcelona y Málaga para conocer sus modelos de gobierno electrónico. Entre otros factores, se tuvo en cuenta que la idiosincrasia, el idioma y la legislación son similares a los de Argentina y también a los convenios de cooperación.

España es además un caso paradigmático en la implementación de gobierno electrónico, ya que a través de la Ley 11 de 2007 obligó a todas las administraciones de nivel nacional, provincial o local a transparentar sus procesos y utilizar soluciones electrónicas para la gestión de expedientes a partir del año 2010.

En 2008 el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, con 3 millones de habitantes (y más de 3,5 millones y medio que entran diariamente), con más de 125.000 funcionarios públicos y 1.600 locaciones, que gestiona a la vez en el nivel de intendencia y en el de provincia al ser una Ciudad Estado, que tiene un enorme volumen y variedad de trámites y operaciones con aumento sostenido de demanda de servicios públicos, si bien tenía algunos documentos o procesos electrónicos, la gestión de la administración pública se realizaba en formato papel. Los expedientes u otros contenedores de la documentación que respalda los actos de gobierno y base de todos los trámites, eran carpetas con papeles físicos.

Ante esa situación se decidió realizar una reforma, fijándose como meta la despapelización completa del Gobierno, pues aunque el expediente papel sirvió durante cientos de años, era una suma de variables desventajosas para la administración gubernamental y resultaba claramente obsoleto para los requerimientos ciudadanos del siglo XXI.

Es así como se procedió a crear un entorno que diera valor legal, registral y de guarda al documento digital. Implementando una plataforma única de gestión documental que permitiera la generación de todos los documentos en forma electrónica, la tramitación electrónica, la trazabilidad de todas las actuaciones gubernamentales, el intercambio de datos comunes (como domicilios normalizados, autenticaciones biométricas de personas, información de personas jurídicas, hogares, por ejemplo) y necesarios a toda las administraciones municipales, provinciales, nacionales o del resto de los poderes del Estado.

Luego, se trabajó en la implementación e impulso del cambio cultural que debía acompañar la incorporación de tecnología y cambios en la forma de trabajar.

Se realizó un proceso de transformación interna para que se pudiera garantizar una respuesta y una cultura de servicio adecuadas al nuevo enfoque de gestión con fuerte mirada en el ciudadano.

Entre 2009 y 2015 el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (RA) logró entrar de lleno en el siglo XXI, con un Gobierno Electrónico y Ciudad Inteligente implementados en la práctica.

Actualmente el Estado Nacional Argentino está transformando su gestión administrativa hacia una administración electrónica de servicios, del mismo modo que lo realizó la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. El Sector Público Nacional está compuesto por 23 ministerios, 103 secretarías, 197 subsecretarías, 152 organismos descentralizados o autárquicos, 570.000 empleados públicos y fuerzas de seguridad a lo largo de todo el territorio argentino, formando así una estructura de rasgos estancos y compartimentados.

Este cambio también supondrá hacer compras unificadas ​ para todo el territorio y potenciar el servicio de firma digital ​ tanto para la administración pública como para el mundo privado, haciendo hincapié en poblaciones profesionales como escribanos, abogados y contadores, que interactúan entre ambos sectores de manera cotidiana, donde GDE es el componente central de este objetivo.

Datos sobre el uso del Sistema GDE

El uso del Sistema GDE permite obtener indicadores de gestión y estadísticas que se utilizan para la toma de decisiones.  

	Sector Público Nacional (*)
Cantidad de expedientes caratulados	567.762
Cantidad de documentos creados	6.929.903
Cantidad de usuarios generados	71.122

 

(*) Datos al 15/02/2017, según Ministerio de Modernización de La Nación Argentina.

Véase también

• Poder Ejecutivo Nacional.
• Ministerio de Modernización de La República Argentina.
• Secretaría Legal y Técnica de la Presidencia de La Nación Argentina.
• Gestión documental.
• Certificado digital.
• Autoridad de certificación.

Enlaces externos

• Firma Digital Argentina.
• NIC Argentina (NIC - Network Information Center Argentina).
• Compr.AR (Portal de Compras Públicas de La República Argentina).