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AVANBOX

REDIRECCIÓN software de gestión documental

. La gestión documental nos permite obtener soluciones para la automatización y la gestión de documentación, así como los procesos de digitalización y/o guarda y custodia de los documentos de una empresa. Es una herramienta que sirve para implementarla en cualquier tipo de empresa u organización a fin de ahorrar tiempo y dinero.

Uso

Los sectores donde la herramienta se usa más frecuentemente son:

Bibliotecas:

Se comparten todos aquellos manuales, libros de referencia o artículos de prensa ubicados en un repositorio común y accesible por sólo aquellas personas que les pueda interesar. De este modo, desde un grupo de trabajo en una Universidad o simplemente un conjunto de colaboradores pueden sacar el máximo provecho a toda la documentación.

Departamento Legal:

Almacena toda la documentación necesaria en el día a día con total seguridad, con trazabilidad absoluta del documento, cumpliendo normativas y además, proporcionando una capacidad de reutilización de los documentos y localización de documentación previa.

Departamento Recursos Humanos:

Almacena con seguridad y con fácil localización, todo tipo de documentación presente en un departamento de recursos humanos como puede ser nómina, currículo, informes de prevención de riesgos, etc.

Clínicas y centros de salud

A través de la herramienta se gestiona los documentos relacionados con la historia clínica y asociados a la tarea administrativa como expedientes de aseguradoras, gestión de los recursos humanos o bibliografía o hemeroteca útil para el propio doctor donde desea conocer referencias propias o de otros compañeros

Departamento de Soporte Técnico:

AVANBOX permite organizar, almacenar y localizar en cuestión de segundos toda la documentación que está presente en un entorno de soporte de asistencia técnica del cualquier sector.

Beneficios del uso de Avanbox como gestor documental

Los beneficios que aporta el uso de una herramienta de gestión documental son los siguientes:

SEGURIDAD:

Protege los DOCUMENTOS ante posibles borrados, protege los DOCUMENTOS ante accesos inapropiados, control automático de copias de seguridad, registro de acceso lógico y trazabilidad de los documentos, centralización de los DOCUMENTOS independientemente del equipo donde se lea, Encriptación de aquellos correos o DOCUMENTOS que lo requieran.

AHORRO:

Búsqueda y localización de DOCUMENTOS, Tareas de gestión de Aprobación o Revisión de Documentos, espacio físico, ya que los DOCUMENTOS digitalizados en su gran mayoría pueden ser destruidos, ahorro en impresión de DOCUMENTOS, accesible en entorno digital.

ORGANIZACIÓN:

Almacena DOCUMENTOS de modo organizado sin depender de la persona que lo almacena, creación de WorKflows o Flujos de Trabajo que sistematizarán tareas como la gestión de avisos o aprobación de DOCUMENTOS, cumplimiento con normativa de Seguridad y Organizativas como las normas de calidad de Protección de Datos Personales, organización de todos los DOCUMENTOS existentes en la empresa tanto digitales como en papel.

Características claves de un sistema de gestión documental

Recuperación de DOCUMENTOS.
Búsqueda en el interior de los DOCUMENTOS mediante la realización de procesos OCR.
Clasificación automática de los DOCUMENTOS en carpetas.
Agrupación de DOCUMENTOS mediante grapados o EXPEDIENTES.
Entorno de trabajo amigable, similar al MS Windows.
Gestión de Plantillas y Versionados de DOCUMENTOS.
Gestión de Tareas integradas sobre DOCUMENTOS.
Cliente de Correo electrónico integrado con indexación automática.
Acceso a base de datos documental mediante PC, Tableta o Web.
Trabajo en local o en cloud.
Puesta en marcha rápida y porting rápido y eficaz.
Gestión de archivo físico de documentación.