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Gestión ó Desarrollo de Colecciones

El Desarrollo de Colecciones (DC), es un plan de gestión, una planificación necesaria ante el cambio de paradigma en las Concepto y definicion bibliotecas modernas.Se trata básicamente de un documento prescriptivo que proporciona información de utilidad para orientar al personal de una biblioteca en la toma de decisiones que conlleva la construcción y mantenimiento de las colecciones que se ponen a disposición de una comunidad de usuarios, constituyendo un instrumento fundamental para el buen funcionamiento de la biblioteca. .
Función de un Plan

Establecer objetivos y principios generales
Fijar metodologías de trabajo
Velar por la adecuación, coherencia y equilibrio de las colecciones en relación a los fines establecidos.

Factores Internos

Estos elementos, son indispensables para llevar adelante un plan o programa.

 ♦Misión:Varía de acuerdo al tipo de unidad de información. 
 ♦Responsables Son los recursos humanos, el personal de la biblioteca. 
 ♦Estándares: Normativas o pautas internacionales establecidas 
 de acuerdo al tipo de unidad de información.
 ♦Presupuesto: La versión monetaria del plan de acción.
 ♦Políticas: Conjunto de decisiones previas a todo plan.

Factores Dinámicos

Así se califican aquellos elementos o factores que se configuran a partir de una relación estrecha con el entorno mutable, el externo.

 ♠Estudio de la comunidad: Permite identificar a los usuarios y a 
  sus necesidades de información.
 ♠Evaluación de la colección: Es un análisis profundo del
  fondo bibliográfico.
 ♠Selección y Adquisición: Comprenden una serie de decisiones y 
  procesos administrativos.
 ♠Cooperación bibliotecaria:Donde se llevan adelante 
  programas de cooperación con otras instituciones.

Edward Evans, bibliotecólogo y teórico estadounidense da el puntapié inicial en esta revisión sobre la gestión bibliotecaria, transformándola en una gestión de DC. Parte la idea tradicional de selección y adquisición, de las limitaciones de esa conceptualización para llegar a la idea de gestión de DC.
Establece los siguientes principios o leyes:

 Ø Cuando crece la comunidad, aumenta proporcionalmente 
   la diversidad de las necesidades de información.
 Ø A mayor diversidad, mayor necesidad de cooperación.
 Ø Una biblioteca no será capaz de satisfacer enteramente 
 las necesidades de información de un solo tipo de usuario.

Propone inicialmente diagramas de representación en donde se describe la realidad bibliotecaria en donde está presente como fuerza externa el análisis de la comunidad que va a influir en las decisiones de los responsables, los que a su vez deberán evaluar la colección y aplicar políticas para la selección, el descarte y la adquisición.

Desarrollo de cada uno de los factores y/ o elementos

Factores Estructurales

Misión

Las tres preguntas básicas a las que debe responder toda declaración de misión son:

         •¿Quiénes somos?
         •¿Por qué estamos aquí?
         •¿Cuál es nuestro negocio?

Una declaración de Misión debe servir de “guía de ruta”, para poder transitar debidamente en una dirección, para poder llegar a los logros pretendidos. Debe ser clara, sencilla, pública, memorable. Una declaración de Misión vaga no sirve. Debe dejar en claro los objetivos de la unidad. Es preciso revisarla periódicamente, ya que una biblioteca es una entidad de cambios, en crecimiento, factible de cambiar.

Responsables

Son los recursos humanos, todo el personal de una biblioteca, desde el director hasta el empleado más auxiliar o contratado. Cada uno de ellos posee y/o comparte una suma de responsabilidades y compromisos. Para ello deben estar al tanto del plan de Gestión y de sus objetivos.El bibliotecario de hoy es al mismo tiempo:Intermediario y filtro, almacenador y guardián, informador y comunicador, asesor y consultor, y además Educador.

En conjunto, estas denominaciones benefician, liberan lo mejor de cada una y minimizan extremos negativos.

Estándares

Las normativas internacionales son marcos, modelos, guías, para poder ubicarse de acuerdo a la tipología bibliotecaria. Contamos con los Estándares para bibliotecas de estudios superiores, aplicables a bibliotecas universitarias, especializadas, terciarias, etc. Han sido formulados por la ALA (American Library Association). Por otro lado, la UNESCO ha publicado Declaraciones que tienden a ser normativas para el caso de bibliotecas públicas y también para escolares. De todas formas, estas normas necesitan siempre adaptarse para su uso local. No han sido actualizadas o revisadas en mucho tiempo y no tienen en cuenta las diferencias evidentes dadas por cuestiones geográficas, sociales y hasta políticas de cada región.

Presupuesto

Este elemento dependerá de partidas fijas, del tipo de biblioteca, de la existencia de un verdadero presupuesto propio, de las posibilidades de inversión para actualizar el paquete económico, para capacitar al personal, hacer frente a problemas edilicios, mantenimientos periódicos y poder adquirir aquello que sea necesario ya en el campo de la selección y adquisición bibliográfica. Muchas bibliotecas no cuentan, siquiera, con una caja chica y toda decisión económica a veces ni siquiera pasa por los responsables de una biblioteca. El presupuesto necesita de claridad para poder distribuir los recursos y debe reflejar en sus accionar que las metas y los objetivos de la biblioteca se cumplan.

Políticas

Es un conjunto de directrices. Son las reglas generales para la toma de decisiones que orientarán cada acción para desarrollar un proceso. Cada elemento estructural y dinámico necesita de políticas claras y bien definidas. Por ejemplo, si la biblioteca de estudio no tiene una declaración de Misión, la política será elaborarla, declararla y publicarla.

Es una herramienta de planificación y un mecanismo de comunicación. Sirve para clarificar objetivos y facilitar la coordinación y la cooperación. Un diagnóstico de un DC nos dice cuál es la situación real de la biblioteca. Las políticas nos preparan para la situación ideal a la que debemos llegar. Deben estar declaradas por escrito, revisadas y puestas a punto periódicamente.

Factores Dinámicos

Estudio de la comunidad

Es imperioso y esencial conocer a los usuarios y a sus necesidades de información. En ellos radica la razón de existir de una biblioteca. La identificación, la segmentación por edad, por gustos, necesidades, nivel de estudios es el estudio básico. También la independencia o dependencia que tienen en la búsqueda de información. Para todo esto es preciso llevar a cabo programa de instrucción a fin de que los usuarios sepan cómo utilizar la biblioteca y sacar así la máxima ventaja en cada una de sus búsquedas, realizar encuestas que puedan medir el grado de satisfacción tanto en la satisfacción de la demanda como en la visión que ellos tienen de la unidad en general y de los servicios que se prestan, tener en cuenta las desideratas para saber de manera directa qué vacíos son importantes cubrir en nuestra colección.

Evaluación de la colección

Es un examen crítico, analítico y sistemático de la colección o de parte de ella. Es un conjunto de estudios y operaciones que la biblioteca lleva a cabo para comprobar hasta qué punto la colección que ofrece responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios.

Evaluación

Sirve para determinar qué debería tener y no tiene, qué tiene y no debería tener la institutción.Este análisis puede hacerse a través de 2 tipos de métodos:

Métodos cualitativos

Juicio experto (colaboración de especialistas de cada área del conocimiento)
Bibliografías como modelos (editadas por entidades similares a la propia)
Análisis de uso real (observación directa, cotidiana, donde podemos detectar claramente demandas, errores, inutilidades y ventajas)

Métodos cuantitativos

Por tamaño y por crecimiento (indican tamaño, edad, utilización, costos, estadísticas de uso a partir de la aplicación de fórmulas particulares)

Selección:

La selección es un proceso de análisis intelectual, activo, basado en unos principios tradicionales convertidos en políticas y procedimientos internos de cada biblioteca.

Es una tarea bibliotecaria que tiene en cuenta opiniones de especialistas y usuarios. Varía de acuerdo a cada biblioteca y aspira a conformar la colección ideal. También aquí se aplican métodos de tipo cualitativo y cuantitativo.

Métodos cualitativos

De acuerdo al tipo de fondo, al contenido y al soporte.
Estudio de calidad intrínseca y extrínseca.
Calidad de edición
Actualización o envejecimiento de la obra(varía de acuerdo al tipo de biblioteca y al tipo de usuario.
Estado físico del material.
Necesidad de objetividad

y neutralidad tanto en la selección negativa (expurgo) como en la positiva.

Métodos cuantitativos

Relación documento/usuario (por tipo de biblioteca)
Relación Documento/número de ejemplares (por demanda)

Adquisición

Proceso por el cual la biblioteca incrementa su colección a través de diversas modalidades. Es también un proceso con resultados cuantificables. En el caso de la adquisición por compra: a través de órdenes, selección del vendedor, proceso de pago. En el caso de la adquisición por canje: convenios, cooperación, listados. En el caso de donación: aceptación formal o derivación. En todos los tipos de adquisición se conjugan las tareas de revisión y verificación de los materiales recibidos.

Cooperación bibliotecaria

Es la combinación de esfuerzos hacia un fin del que todos los participantes esperan un beneficio. El objetivo primordial es compartir recursos y servicios, ante el crecimiento de la producción de información (explosión bibliográfica), la demanda informativa, la simplificación de intercambios por la normalización que posibilita la importación de registros, la catalogación cooperativa y los avances tecnológicos. Las estructuras cooperativas permiten una menor inversión individual y una mayor ganancia, y con esto el mejoramiento de los servicios. Se gana en operatividad, se potencia la eficacia, se gana en eficiencia. Los recursos están mejor organizados y se optimizan. De esta manera, las unidades de información aumentan su utilidad social.

Plan

Un Plan de esta naturaleza puede estar estructurado de la siguiente manera: 1º: Diagnóstico y Evaluación del contexto. Compuesto por:

Elemento de lista de viñetas

Análisis del entorno interno y externo (compuesto por todos los elementos estructurales y dinámicos de un DC)

Formulación de políticas (que permitan mejorar nuestro posicionamiento, yendo de la biblioteca real a la biblioteca ideal)

2º: Planificación y ejecución Se lleva a cabo el plan estableciendo un período de tiempo (1 año, 2 años, 5 años) a partir de las políticas propuestas. Conjuntamente se determinan las estrategias y planes de acción que son los marcos establecidos para llevar adelante la planificación.

Bibliografia:

DÍAZ, Ana (2006) “Gestión de la colección: selección y adquisición de libros y otros materiales” en Bloque Biblioteconomía, 2000 palabras (en línea): http://usuarios.lycos.es/obib/#biblioteconomia (Consulta: 12/10/2008), pp-1-5.
GÓMEZ HERNÁNDEZ, José A. (1997) “Ordenación, gestión del proceso técnico y conservación de las colecciones documentales” en Gestión de bibliotecas, Murcia : DM. p.41-52.

Enlace externo

http://evacol.fahce.unlp.edu.ar/ii-politica-de-gestion-de-colecciones (contenido politicas de gestiones)
http://conceptodefinicion.de/biblioteca/